▲如何策劃執行一場活動

作為MICE人，一年中總是少不了有幾場甚至多場的會議活動策劃執行，雖然活動的形式和玩法有很多種，但是千變萬變離不開一些套路。那么策劃執行一場活動需要注意哪些細節？會執行小編和大家一起過一遍。

▲活動周期圖

一、活動策劃案

在活動正式開始之前，要經歷一個籌備期和執行期，在此期間，我們要對活動的整體有一個構想，先做一份策劃案。

一份合格完整的活動策劃案，包括以下幾點（如圖）。

▲活動策劃方案內容組成

好的開始是成功的一半。做活動策劃案的目的，不是為了形式，而是要讓人明白你策劃的是個什么樣的活動、可以達到什么樣的效果、如何控制風險，這有利于我們更好地去把控整場活動。

二、時間進度推進

確定活動策劃方案后，就要開始推進了。在此期間，要保證全員配合默契，井井有條，把控好每一個時間點，Deadline前必須把東西給到。可參考下方思維導圖。

▲活動時間進度表

三、PPT方案制作

對于線下活動來說，招商是必不可少的環節。活動的前期應準備好方案PPT，用以獲取資金或資源的支持。

這里注意，PPT的制作一定要簡潔、精美，這是商務合作的基礎和前提。PPT的內容里，要能讓你的招商對象了解到以下三點：

（1）這個活動是什么

（2）我能給你什么

（3）你能給我什么

四、場地和嘉賓

對一場線下活動來說，場地和嘉賓是非常重要的。這兩者要在活動籌備期就確定好，不然會影響活動的節奏。

對于活動場地的選擇，一般會考慮以下幾個因素：

空間：要選擇能夠容納活動預期人數的場地。

價格：場地的價格一般都是比較昂貴的，這個成本要控制好，最好能以資源置換的形式獲得。如果不行，也要以搭載資源置換的形式去獲得一個比較低的價格。

交通：交通便利很重要，不要增加參會者出行的負擔。試想一下如果活動都已經開始了而嘉賓還在路上堵車會怎么辦？

設備：看場地是否能提供音響、話筒、LED屏幕、桌椅等一些活動必備的設備。

我們最終確定的場地，應該是以上幾點因素綜合后的最佳選擇。

對于活動嘉賓的選擇，重要性不必多說。一個活動的嘉賓或演講者，不僅是吸引參與者的重要因素、生動的營銷材料，同時還構成了你的活動基調。所以邀約合適的活動嘉賓就顯得尤其重要了。

動用一切你可動用的資源，去尋找那位合適的嘉賓。

五、活動文案

好的活動文案，可以吸引更多的客戶，比較流行的活動文案有兩種，一種是硬廣，一種是軟文。

硬廣：簡單粗暴版的文案，一般閱讀量都不太高，但勝在清晰明了，轉化率高。

軟文：引入型文案，一般是由故事、雞湯或者干貨引入，結尾再猝不及防給你個活動報名的鏈接和海報。

不管用這兩種文案里的哪一個，一篇合格的活動文案都要包含以下幾個內容（如圖）。

▲活動文案組成內容

六、活動物料

活動的各個環節、各個時期內都需要做圖制作物料。一般會根據會議活動類型和規模做出物料的刪減和擴充，必不可少的是活動海報、現場易拉寶和邀請函。大致如下圖。

▲活動物料

七、參會者維護

活動快開始的時候，需要進行參會者維護。一來可以讓活動的到場率變得高一些，二來可以對這些參會者更加了解。目前比較普通運用的一種維護方式，是將參會者拉進一個微信群里，進行統一維護和管理。

八、宣傳與推廣

宣傳推廣有兩個大作用，一是吸引更多的人報名參加活動，二是提高知名度。可以從以下幾個角度出發（如圖）。

▲活動宣傳推廣途徑

九、現場執行

活動現場執行包括前期和后期（活動當日）。

現場執行前期：

（1）了解現場

需要執行人員提前去現場了解規劃一下，比如調試音響、測試PPT、測試話筒、了解洗手間等位置在哪里等，這些細節需要在踩點時都要把控到，做到心中有數。

（2）布置現場

對現場進行適當的布置，可以提升現場的氣氛和專業性。

（3）分工與執行

一場活動，需要負責指引的人、負責簽到的人、主持人、控制氣氛的人、攝影師、速記員、執行人員等。

要提前進行明確的分工，各司其職，確保活動順利進行。

活動當日：

（1） 維持活動秩序

活動期間容易出現現場嘈雜的情況，需要一個把控現場秩序的人去不斷維護。

（2） 現場氛圍要活躍

做活動很講究互動，要想產生互動需要有一位能調動氣氛的主持人，還需要活動開始前要做指引，方便大家能快速找到場地；上一個嘉賓講完后，要及時調出下一個嘉賓的PPT；遙控筆要提前教會嘉賓使用等。

細節決定成敗，這些細節都需要我們注意到。

十、活動總結

活動結束后，不代表就可以放松了，還要進行復盤和總結，這是十分關鍵的一步，能幫助你在日后做其它會議活動時更順暢。

可以和同事們開會討論一下活動成功和失誤的地方，也可以咨詢參會者，聽聽他們的意見。

（文章作者：鄧興）