一、人員分工安排
伍方會議認為舉辦公司年會必須成立一個年會小組，有一個總負責人，根據大家的特長來進行人員分工。讓有組織能力的人去發動公司的員工，并將大家組織在一起排練在年會上演出的才藝節目，請專業的老師進行授課，為表演的人安排練習場所，聯系現場的服裝化妝等一切相關的工作。有人負責采購年會活動所需要的物料，有人負責與場地進行聯系及協調工作，有人負責公司內部的協調工作等等。年會小組中每個人都將獨立負責自己的環節部分的準備工作，并及時統一向負責人報告，確保活動的順利進行。同時，負責人也應準備一套應急預案以確認突發情況的發生。
二、年會嘉賓的邀請
要有專門的負責人去邀請嘉賓。一般情況下，有的公司年會會邀請一些公司的重要的客戶或嘉賓來參加，不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視，更能讓客戶了解公司的實力以及員工的素質。如果說公司費用方面，可以特別的去邀請一名到兩名社會上的知名人士來到現場參與表演或是互動，讓年會更加精彩。
三、年會節目的排演
公司年會上都會有公司的員工參與的表演。可以請來專業的老師進行指導并協助編排節目。企業員工都不是專業演員，必須要多做整合預演。可以集中所有演出人員及主持人，在布置好的現場按照時間順序彩排各個環節。彩排能夠使演出人員熟悉舞臺位置，上下臺方向，現場音樂效果并了解如何和其他人員如何配合。
年會表演節目
四、劃分年會區域、購買物品
通常在年會開始的前一天布置（也要考慮到工作量是否合適）。公司年會活動現場搭建工作包括舞臺區、嘉賓區（餐區）、VIP室、候場區、化妝區。有些公司為了體現出對員工及嘉賓的人性關懷，還會特意準備餐前交淡區及吸煙區。
五、細節安排及注意事項
在公司年會策劃執行中的細節安排是非常重要的。根據杭州年會策劃公司伍方會議以往的經驗，會出現諸如以下的一些情況，比如說現場的食品酒水的安排，菜上早了，精彩的節目大家來不及看了，菜上晚了，餓肚子也是不好的。每個環節與環節中的串場安排也可以看出組織的精心安排，是通過主持人的串詞，還是通過視頻音樂，不同的設置也會帶來意向不到的效果。為了讓年會舉辦出更好效果，很多公司有想要有不同的創意讓年會不同以往，可以和我們深入溝通、碰撞，伍方的專業活動創意策劃團隊，會盡最大努力為公司安排好年會活動。
（文章作者：鄧興）
